学期初，接科研处通知，本学期的例会由德育、教务、科研＋办公室三组轮流组织，例会有主持人、梳理员、电子记录员、计时与拍照四个角色，各部门根据部门情况对各角色进行分工及认领，并按照各自认领的任务进行执行。
部门负责人是例会负责人吗？
案例一：
某部门一到承办例会前，我就能看到部门负责人A穿梭在办公室或者食堂等人员密集的地方，询问大家是否有困惑，有没有要研究的话题，不仅要确定例会的方向，和每个角色对接，提出标准，还要不断督促落实。会议中，A像一位“警察”一样，监督主持人或者梳理员是否做到位，会议是否能达到预期的效果。主持人像是为了完成任务，如果忘记了A交代的某个环节，就像“小偷”一样，心虚的看着A。
部门负责人A说：每次例会我都是提心吊胆的，怕对接的事情大家记不住，有的对接几遍还是会忘记。从前期准备到现场落实再到后期收场，我都必须要全程把关。
案例二：
部门要承办全体教师例会，按照部门分工，主持人由凡凡老师担任，梳理员由扬扬老师担任，电子记录员由佳佳老师担任，计时与拍照由丽丽老师担任。会前我作为部门负责人，召开部门会议，商讨确定快乐分享与研究在线的话题，后按照分工各自准备。会前准备在我想象中有条不紊的进行着。但是会议开始前5分钟，现场却一团乱。
“佳佳，那个视频你找夏老师拷了吗？”
“佳佳，老师们梳理的卡纸和签字笔还没有拿呢。”
“佳佳，我梳理错了，快乐分享占用版面太大，研究在线的内容没地方写，怎么办？”
出了纰漏，大家都询问部门负责人，负责人着急忙慌的善后。那么部门负责人是例会的负责人吗？部门负责人要统筹部门的管理，例会是部门管理的一部分，要督促落实是肯定的。但是是否每次例会都是部门负责人策划、督促，关注每一个事件的落实呢？别的部门是否也出现了同样的问题呢？私下里，我对不同部门、不同分工的人做了简单的采访：
1、作为会议的主持人，你在会议前做了什么？
L老师：对接各部门有事说事的内容，确定各环节的时间，制作PPT。
W老师：和科研处对接会议内容，对接各部门有事说事，规划时间，设计主持词。
D老师：布置会场，制作PPT，对接各部门有事说事，制作PPT，设计主持词。
2、承办例会前，你们部门会召开研讨会，共同规划主题和内容吗？
D老师：没有
L老师：没有
N老师：没有
3、你们会议的主题是如何确定的？
L老师：找科研处负责人夏老师。
W老师：夏老师定的。
N老师：问汪校长。
4、如果会议没有达到预期效果，你认为是谁的责任？
D老师：主持人或科研处
X老师：主持人和部门负责人
S老师：策划团队
由此可见，我们的例会存在很大问题，事前没有研讨会，各个角色不清楚例会的主要内容，出现问题时就没有办法相互补台。同时没有参与会前商讨会，就没有参与感与责任感，所以就会出现某一人是事故责任人的现象。所以针对这种现象，我梳理了德育处例会分工安排表，有了这个安排表，什么时间做什么事情一目了然，哪个角色出现问题了，团队里的任何一个人都可以对他进行提醒或补台，逐步的团队意识就会增强。
| 类型 |
标准 |
流程 |
| 主 持 人 |
1. 统筹负责会议各项事宜，包括会议主题、内容、组织、场地布置、暖场等环节。 2. 会议前征集快乐分享、有事说事、研究在线话题，做好PPT。 3. 和计时员、摄影、梳理员、电子记录员对接相关准备工作。 4. 会议中组织活动并关注各小组讨论情况，把握好时间。 5. 会议后组织成员进行5分钟反思。 |
1. 周一召集部门例会或私下询问大家的困惑，确定会议主题及快乐分享、研究在线的话题。 2. 周二按照主题及内容准备好相关道具及资料，做好准备工作。 3. 周三找各部门负责人询问有事说事的内容。下班前和计时员、摄影、梳理员、电子记录员对接相关准备工作。 4. 会议当天12:00左右在校级群或行政群提醒大家按时参会。 |
| 梳 理 员 |
1. 提前准备梳理工具，根据会议主要内容，合理规划、设计好梳理框架，做到内容精炼、美观。 2. 梳理分享重要内容和观点，并张贴在会议室。 |
1. 提前一天询问全体教师是否需要梳理，会议当天12：35准备好工具。 2. 会议开始前设计好黑板布置。 |
| 电子记录员 |
1. 按照校办给出的范例进行记录。 2. 会议主要内容梳理完成后，缀上会议照片，发至行政群或校级群供大家学习，并于当天下班前发至校办乔亚娟处。 |
1. 12:35布置会场。 2. 离场收拾会场，带走废弃纸张或垃圾。 |
| 计时与拍照 |
1. 按要求计时 2. 找好角度，拍摄 3. 场地布置：座位摆放、座签制作、收拾会场，和电子记录员商讨分工。 |
1. 12:35布置会场 2. 离场收拾会场，带走废弃纸张或垃圾。 3. 会议结束后选取3—4张好的照片发给电子记录员。 |
科研处需要做什么？
在没有梳理出来《德育例会分工安排表》时，一到要组织例会就发愁，要分享什么呢？要研究什么呢？去问问科研处夏老师吧。
“夏老师，我们部门要组织例会了，你有什么想法吗？”
“你去找找张老师，她可以分享，我已经和张老师说过了。研究在线的话，最近某部门遇到问题了，你去和他们对接一下吧~”
“哇，谢谢夏老师，帮我解决了难题。”
例会前没有想法，我就会缠着夏老师问一问，有没有什么可提供的想法。这个时候夏老师马上高度重视，反客为主帮我出谋划策，有时候甚至直接对我说分享你可以联系某老师，研究在线你可以研究某话题，我马上兴高采烈的照着夏老师的去安排执行。通过我私下的询问也不难看出，例会的主题和内容很多都是科研处直接安排对接的，那么是否所有例会都需要科研处这样“一手包办”呢？答案一定是否定的。既然不能一手包办，是不是就撒手不管了呢？我认为，在例会上，科研处是提供支持与帮助的，需要通过各种策略激励部门发挥主观性，关于例会，科研处需要做什么呢？
1、提醒督促。提前提醒部门负责人要组织例会，并联系例会负责人，提前思考例会的主题和内容，思考出至少2个方案，再召开商讨会。
2、参与研讨。询例会负责人召开商讨会的时间，参与部门商讨，适当提出想法和建议。这一做法不仅提供了支持与帮助，引领大家成长，同时也督促落实了部门例会研讨会的召开，将例会的组织提上部门日程。
3、及时反馈。例会结束后，有好的做法，可以在行政群里进行点赞，在表扬的同时也是在提醒别的部门可以参考学习这一做法。有不适当的地方，和部门负责人对接，请他帮忙提醒，避免出现同样的错误。
研究型例会是学校倡导的文化与理念，在这一过程中，我们每个人都是会议的一部分，一个重要因素。一场例会的成功举办，不仅仅靠科研处、组织者，更重要的是我们身处其中的每一个人，我们每一个人都应该承担会议失败的风险。只有我们转变理念，积极投身于研究之中，才能发挥例会的作用，才能使自身获得成长。
